Inventariere active fixe

Conform legislației din Republica Moldova, inventarierea activelor fixe este obligatorie:

• Anual, înainte de întocmirea situațiilor financiare.
• La schimbarea persoanelor materialmente responsabile (gestionari).
• La reorganizarea, lichidarea sau vânzarea companiei.
• După calamități, incendii, furturi sau alte evenimente.
• La cererea organelor fiscale, în cazul controalelor.
• La trecerea la alt sistem contabil sau la schimbări majore în structura companiei.

Chiar și atunci când nu este obligatorie, recomandăm inventarierea periodică (la 2–3 ani), pentru menținerea controlului asupra patrimoniului.

Inventarierea include toate mijloacele fixe din evidența contabilă și orice alte bunuri care ar trebui evidențiate ca active fixe:

• Clădiri, construcții și amenajări de teren.
• Mașini, utilaje și echipamente de producție.
• Vehicule (autoturisme, camioane, autoutilitare, echipamente speciale).
• Mobilier de birou și dotări.
• Calculatoare, servere, imprimante și alte echipamente IT.
• Instrumente, dispozitive și scule cu valoare ridicată.
• Echipamente de birou (climatizare, sisteme de securitate, telefonie).
• Active în curs de montaj sau în custodie.

Identificăm și activele care ar trebui să fie în evidență dar lipsesc din registre, precum și bunurile care nu mai corespund criteriilor de activ fix.

Urmăm o metodologie structurată:

• Pregătire și planificare — analizăm evidența contabilă, stabilim echipele și graficul, pregătim echipamentele de etichetare.
• Inventariere fizică — identificăm și verificăm fiecare activ la locație, aplicăm etichete cu cod unic, facem fotografii și notăm starea tehnică.
• Verificare tehnică — evaluăm funcționalitatea, identificăm necesarul de reparații și activele care pot fi casate sau valorificate.
• Reconciliere — comparăm datele din teren cu evidența contabilă, identificăm plusurile și minusurile și investigăm cauzele.
• Raportare — întocmim procesul-verbal de inventariere, rapoartele cu recomandări și documentația pentru ajustările contabile.

Lucrarea pe teren — numărarea, etichetarea și verificarea — se încheie de regulă într-o zi, cel mult două pentru volume mari (de obicei în weekend). Dimensionăm echipa în funcție de numărul de active, ca să nu întindem inventarierea pe săptămâni.

Pentru companii cu multiple locații lucrăm etapizat, pe secțiuni sau pe locații separate, minimizând impactul asupra activității.

Reconcilierea cu evidența contabilă și raportul final se pregătesc după finalizarea lucrului pe teren și le livrăm în cel mai scurt timp.

Activele înregistrate în contabilitate dar negăsite fizic (minusuri) necesită investigație și tratament adecvat:

• Verificare amănunțită — investigăm toate locațiile posibile și verificăm dacă activul a fost mutat, transferat sau casat fără să fie scos din evidență.
• Documentare — pregătim documentația privind lipsa activului, inclusiv căutările efectuate și concluziile.
• Soluții legale — activul poate fi scos din evidență prin casare administrativă (dacă valoarea e mică), recuperat de la persoana materialmente responsabilă (dacă se stabilește vinovăția), declarat lipsă printr-un proces-verbal de constatare sau inclus în pierderi deductibile (în condițiile prevăzute de lege).

Te asistăm în pregătirea tuturor documentelor necesare pentru regularizarea situației, conform legislației fiscale și contabile.

Da, etichetarea este parte din serviciu. Oferim:

• Etichete cu cod de bare 1D sau QR 2D.
• Etichete rezistente la uzură, umiditate și temperaturi extreme.
• Aplicare profesională pentru fiecare activ.
• Software de gestionare cu scanare mobilă.
• Bază de date digitală accesibilă online.
• Instruirea personalului pentru utilizarea sistemului.

Etichetarea scurtează inventarierile viitoare (se pot face în jumătate din timp), permite localizarea rapidă a activelor și simplifică transferurile între locații. Oferim și mentenanță — actualizarea bazei de date la modificări și reetichetare la nevoie.

Oferim și servicii de mentenanță continuă - actualizare bază de date la modificări și reetichetare la necesitate.

Sunt două servicii distincte, dar complementare.

Inventarierea activelor fixe include identificarea și verificarea fizică, confirmarea existenței și stării, reconcilierea cu evidența contabilă și raportarea la valorile din contabilitate.

Evaluarea activelor fixe înseamnă determinarea valorii de piață actuale, printr-un raport întocmit de evaluatori autorizați din Republica Moldova, folosit pentru tranzacții, garanții bancare sau asigurări.

În cadrul inventarierii oferim o apreciere orientativă a stării și a valorii reziduale. Pentru o evaluare oficială, cu raport autorizat, este nevoie de un serviciu separat de evaluare.

Prețul depinde de:

• Numărul total de active de inventariat.
• Complexitatea activelor (simple vs. echipamente industriale complexe).
• Dispersia geografică (o locație vs. multiple locații).
• Cerințele de etichetare și codificare.
• Necesitatea unei verificări tehnice detaliate.
• Urgența lucrării.
• Serviciile suplimentare (reconciliere contabilă, asistență la casare etc.).

Lucrăm pe două modele: tarif fix per activ inventariat (pentru companii cu până la 500 de active) și tarif pe zi de lucru pentru echipă (pentru volume mari sau complexitate ridicată). Îți facem o evaluare gratuită și o ofertă detaliată după analiza preliminară a evidenței tale.