Кадровое администрирование
Полностью управляем кадровыми делами и документами вашей компании
Что означает кадровое администрирование?
Кадровое администрирование охватывает все административные операции, связанные с сотрудниками вашей компании — от ведения личных дел и индивидуальных трудовых договоров до отчётности о приёме на работу, изменениях и увольнениях в Государственную инспекцию труда (ISM), учёта отпусков и применения внутренних кадровых процедур.
Правильное кадровое администрирование — это не просто бюрократия. Это защита вашей компании при проверках или спорах, и уважение к сотрудникам. Полные личные дела, правильные договоры и своевременная отчётность — основа любых здоровых трудовых отношений согласно законодательству Республики Молдова.
Зачем отдавать кадровое администрирование на аутсорсинг?
Внутреннее управление кадровыми документами требует времени и постоянного знания трудового законодательства, которое часто меняется. Пропущенный срок в ISM, неполный договор или неполное личное дело могут привести к значительным штрафам при проверке Государственной инспекции труда.
Передавая кадровое администрирование на аутсорсинг, вы гарантируете, что всё управляется специалистами, которые ежедневно отслеживают законодательные изменения, знают точно, какие документы обязательны и в какие сроки нужно отчитываться о кадровых событиях. Вы сосредотачиваетесь на бизнесе — мы занимаемся соответствием законодательству.
Что вы получите?
Личные дела сотрудников
Составляем и ведём полные личные дела каждого сотрудника — трудовой договор, дополнительные соглашения, должностная инструкция, заявление о приёме, документы удостоверяющие личность, дипломы и любые другие обязательные документы. Дела организованы и доступны в любое время — при проверке или по запросу сотрудника.
Индивидуальные трудовые договоры
Составляем индивидуальные трудовые договоры согласно типовой форме и особенностям каждой должности — тип договора, срок, зарплата, рабочий график, обязанности, специальные условия. Готовим и дополнительные соглашения к договору при любых изменениях — повышение зарплаты, смена должности, изменение графика или других условий договора.
Отчётность о приёме, изменениях, увольнениях в ISM
Любое кадровое событие — приём на работу, изменение договора, приостановка, возобновление деятельности или увольнение — должно быть отражено в Государственной инспекции труда в установленные законом сроки. Управляем всей этой отчётностью, обеспечиваем её правильную и своевременную передачу и сохраняем подтверждения в вашем архиве.
Учёт отпусков
Администрируем планирование и учёт очередных отпусков, больничных, отпусков без сохранения зарплаты, отпусков по уходу за ребёнком и других видов отсутствий. Рассчитываем остатки отпусков, составляем приказы об отпуске и обеспечиваем соблюдение прав каждого сотрудника согласно Трудовому кодексу Республики Молдова.
Внутренние кадровые процедуры
Разрабатываем и актуализируем внутренний регламент компании, должностные инструкции, процедуры оценки эффективности и другие внутренние кадровые документы. Консультируем по правильному применению дисциплинарных процедур — предупреждение, взыскание, дисциплинарное увольнение — с соблюдением права сотрудника на защиту.
Соответствие требованиям проверок ISM
Готовим компанию к периодическим проверкам Государственной инспекции труда — проверяем, что все кадровые документы полные, отчётность актуальна и применяемые процедуры соответствуют законодательству. При проверке вы готовы предъявить любой документ, запрошенный инспектором.
Частые вопросы
Личное дело каждого сотрудника должно содержать как минимум: подписанный индивидуальный трудовой договор и все дополнительные соглашения, приказ о приёме на работу, заявление о приёме, копию документа удостоверяющего личность, копию диплома или соответствующих квалификационных сертификатов, должностную инструкцию и инструктаж по охране труда.
В течение трудовых отношений добавляются: дополнительные соглашения к договору, приказы об изменении должности или зарплаты, заявления и приказы об отпусках, дисциплинарные документы при наличии, больничные листы и другие соответствующие документы. При прекращении трудовых отношений добавляются приказ об увольнении и документы о расчёте.
Личные дела хранятся длительное время после прекращения трудовых отношений — некоторые категории документов до 75 лет. Обеспечиваем правильное архивирование и соблюдение сроков хранения согласно законодательству об архивном деле Республики Молдова.
Согласно трудовому законодательству Республики Молдова, приём нового работника должен быть отражён в Государственной инспекции труда до первого рабочего дня сотрудника или не позднее дня приёма на работу. Несоблюдение этого срока влечёт административные санкции, которые могут быть значительными.
Отчётность осуществляется через электронную систему ISM путём передачи данных сотрудника и трудового договора. Управляем этой отчётностью сразу после подписания договора, так что сотрудник может приступить к работе в полном соответствии с законодательством, без риска штрафа для вашей компании.
Не менее важно, что любое изменение договора — смена должности, зарплаты, графика работы — и любое прекращение трудовых отношений должны быть отражены в ISM в установленные законом сроки. Управляем всей этой отчётностью, независимо от её частоты.
Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней согласно Трудовому кодексу Республики Молдова. Управляем ежегодным планированием отпусков, которое обычно проводится в начале года с участием работодателя и сотрудников.
Для каждого отпуска составляем заявление сотрудника, приказ об отпуске и рассчитываем отпускные — которые определяются на основе средней зарплаты сотрудника за последние 12 календарных месяцев. Отпускные выплачиваются не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
Ведём учёт остатков отпусков каждого сотрудника — использованные дни, оставшиеся дни, перенесённые с предыдущих лет. Предоставляем чёткие отчёты о состоянии отпусков, чтобы вы могли планировать работу команды без сюрпризов и без риска накопления больших задолженностей по неоплаченным отпускам.
Дисциплинарные проступки — прогулы, систематические опоздания, несоблюдение внутреннего регламента — должны рассматриваться в соответствии с дисциплинарной процедурой, предусмотренной Трудовым кодексом Республики Молдова. Процедура должна строго соблюдаться, иначе взыскание может быть успешно оспорено в суде.
Дисциплинарная процедура включает: предварительное расследование — выслушивание сотрудника в письменной форме, возможность защититься —, применение взыскания, соразмерного тяжести проступка, и письменное уведомление. Виды дисциплинарных взысканий: предупреждение, выговор, строгий выговор и дисциплинарное увольнение. Применение взыскания, не предусмотренного законом, запрещено.
Консультируем при рассмотрении дисциплинарных случаев, составляем необходимые документы и обеспечиваем правильное применение процедуры. Цель — защитить компанию от возможного трудового спора, обеспечивая при этом законное и справедливое обращение с сотрудником.
Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, ответственность, необходимые компетенции и иерархические отношения для данной должности. Она обязательна и должна быть конкретной — общая инструкция не обеспечивает защиту в случае спора об обязанностях или эффективности сотрудника.
Разрабатываем должностные инструкции исходя из специфики деятельности вашей компании, требований к должности и существующих профессиональных стандартов. Обеспечиваем чёткость, измеримость обязанностей и их соразмерность зарплате и уровню ответственности должности.
Должностная инструкция, подписанная сотрудником, является частью личного дела и может быть обновлена дополнительным соглашением к договору при значительном изменении обязанностей. Хорошо составленная должностная инструкция — полезный инструмент и при оценке эффективности.
При проверке Государственной инспекции труда инспектор может проверить: наличие трудовых договоров для всех работающих сотрудников, полноту личных дел, соблюдение рабочего времени, правильное управление отпусками и соответствие применяемых дисциплинарных процедур законодательству.
Наиболее частые проблемы, выявляемые при проверках: сотрудники без трудового договора или с незарегистрированными договорами, неполные личные дела, отсутствующие или слишком общие должностные инструкции, несоблюдение сроков выплаты зарплаты и неправильно применённые дисциплинарные процедуры.
Штрафы за нарушение трудового законодательства могут достигать значительных сумм, а некоторые нарушения санкционируются на каждого пострадавшего сотрудника, а не на компанию в целом, что может сделать общую сумму очень большой. Работая с нами, ваша компания всегда готова к проверке — без стресса, без недостающих документов и без риска штрафов.
Увольнение может быть по инициативе работодателя или по соглашению сторон. Независимо от вида, процедура должна строго соблюдаться. Увольнение по инициативе работодателя без чёткого законного основания и правильной процедуры может быть успешно оспорено в суде с обязанием работодателя восстановить сотрудника и выплатить компенсацию.
Законные основания увольнения по инициативе работодателя включают: ликвидацию предприятия, сокращение численности работников, профессиональную несостоятельность, систематическое отсутствие на работе и другие, предусмотренные Трудовым кодексом. Каждое основание имеет свою процедуру и специфические документы — предупреждение, предложение альтернативной должности, решение профсоюза и др.
Консультируем на протяжении всей процедуры, составляем необходимые документы — приказ об увольнении, справки для сотрудника — и рассчитываем окончательные выплаты. Обеспечиваем соответствие процедуры, соблюдение сроков и получение сотрудником всех документов, на которые он имеет право по закону.
Для вновь созданных компаний предлагаем комплексный пакет по выстраиванию кадрового администрирования с нуля. Внедряем структуру дел, разрабатываем внутренний регламент, составляем должностные инструкции, настраиваем шаблоны договоров и процедуры отчётности в ISM.
Сопровождаем вас при первых приёмах на работу — какие документы нужно подготовить, в каком порядке, какие сроки нужно соблюдать. Многие предприниматели не знают, что приём первого сотрудника влечёт ряд административных и фискальных обязательств, которые нужно соблюдать немедленно, а не позже.
После закладки основ продолжаем ежемесячное администрирование — дела, договоры, отчётность ISM — так что по мере роста компании HR-процессы уже внедрены и функционируют. Не нужно импровизировать, когда у вас станет 10 или 20 сотрудников, потому что всё уже структурировано.